Snabbt växande företag måste kontinuerligt utveckla sina processer för att hänga med. Tillväxt är inte bara en möjlighet, utan också en ordentlig utmaning där nya behov måste tillgodoses och optimerade processer framställas. När ett företag går från att ha ett par tusen lokala kunder till att ha en internationell verksamhet med miljontals kunder från hela världen gäller det att ha välutvecklade system som kan hantera allt pappersarbete.
Moderna bokföringsprogram är ofta väldigt heltäckande i sitt utbud, men med ERP-system som Oracles NetSuite kan man få en ännu mer djupgående bild i företagets finansiella situation. I följande artikel kommer vi kortfattat undersöka vad skillnaden mellan ett traditionellt bokföringsprogram och ett ERP-system är.
Vad är ERP-system?
Ett ERP-system är en typ av programvara som erbjuder en central plattform för hantering av ett företags verksamhet. Systemet består av stora databaser som innehåller tydligt sammanställd information om hur företaget drivs och presterar. Detta rör en rad olika områden: till exempel tillverkning, marknadsföring, logistik, försäljning, lagerhantering och bokföring. ERP-system gör det betydligt enklare att upptäcka och åtgärda brister i verksamheten och effektivisera dess drift.
Detta är speciellt viktigt för storföretag som ofta har väldigt många avdelningar. Genom att centralisera datainsamlingen kan man få nya insikter och snabbare identifiera förbättringar i diverse processer. Bokföring är alltså någonting som ett ERP-system kan optimera och hantera genom dess förmåga att integrera företagets finansiella omständigheter i sina databaser.
Vad är bokföringsprogram?
Bokföringsprogram är mjukvara som är helt inriktad på hantering av ett företags bokföring och finansiella aktivitet. Dessa program hanterar självklart bokföringen i stort sett automatiskt, men underlättar även saker som betalningshantering och sammanställning av finansiella rapporter. Precis som ERP-system erbjuder de en enhetlig plattform som kan ge insikt i brister i företagets finansiellt inriktade processer. Om det finns bokföringsrelaterade saker att förbättra kan ett välkonfigurerat bokföringsprogram spara omfattande resurser.
Vad är skillnaden mellan ERP-system och bokföringsprogram?
Som vi nämnde tidigare har ERP-system välutvecklade system för hantering av bokföring, så hur kommer det sig att bokföringsprogram fortfarande används? Svaret är att valet mellan ett ERP-system och bokföringsprogram beror på verksamhetens storlek. ERP-system är utformade för en storskalig verksamhet med många separata (men ändå samverkande) avdelningar.
Bokföringsprogram är å andra sidan ett bra sätt för mindre företag att effektivisera sin bokföring och slippa slösa tid genom att manuellt hantera denna aspekt av verksamheten. ERP-system har visserligen förmåga att hantera bokföring minst lika bra som ett specialinriktat bokföringsprogram, men de erbjuder dessutom ytterligare funktionalitet som inte alltid är relevant för små- och medelstora företag.
Generellt sett växer komplexiteten av bokföringen i direkt proportion till företagets storlek. Större företag måste lägga betydligt fler resurser på bokföring och det är inte alltid som ett vanligt bokföringsprogram kan hantera detta. Ett ERP-system hanterar inte bara bokföring, utan kan också hålla reda på leverantörer, leveranser och betalningar, vilket är relevant för bokföringen. Ett företag måste ha så effektiv kommunikation mellan sina avdelningar som möjligt för optimal drift. Det är mer effektivt att implementera ett övergripande ERP-system än att ha flera separata som sällan har inbyggda processer för kommunikation sinsemellan.
